Зачем отелю бюджет, когда ситуация нестабильна

Период с сентября по ноябрь традиционно является периодом планирования и составления бюджета на следующий год. Следуя этой традиции в середине сентября на очередной встрече с клиентом, которого консультирую уже несколько лет, я завела разговор о бюджете на следующий год, спросив, когда планируем приступать. Вместо «мы уже приступили к анализу результатов с января по август» или «мы уже делаем анализ конкурентов» я услышала вопрос: «Как же можно составлять бюджет, когда ситуация на рынке настолько нестабильная и непонятная?»

Не могу сказать, что вопрос удивил меня. Подобные вопросы за последние 12 лет работы бизнес-консультантом мне приходилось слышать уже не раз. И каждый раз я отвечала на него однозначно: «Не только можно, но и нужно»! Ведь цель процесса бюджетирования как раз и заключается в снижении доли неопределенности. А в условиях нестабильности необходимо особенно тщательно подойти процессу бюджетирования на следующий год. Именно он может помочь обнаружить и заранее предусмотреть решение многих потенциальных проблем.

Инструмент стратегического планирования

Большинство проблем, с которыми сталкиваются отели, такие как низкая доходность, кассовые разрывы и разбалансировка доходов и расходов, невозможность сделать текущий ремонт без потерь или с минимальными потерями выручки, неэффективная реклама и многие другие, как раз и связаны с отсутствием бюджета или неправильно выстроенным процессом бюджетирования.

Бюджет – это инструмент стратегического планирования, позволяющий активно влиять на развитие бизнеса отеля с учетом сложившейся ситуации. Кстати, под бюджетом я имею в виду не просто показатели выручки на следующий год, а основанный на тщательном анализе продуманный план действий (с учетом необходимых ресурсов) по достижению максимально возможных при сложившейся ситуации реалистичных доходов.

Но это не все. Правильно поставленный процесс бюджетирования – это целая система, в которой интегрируются результаты планирования, учета, контроля и анализа целевых показателей финансово-хозяйственной деятельности отеля.

Понятно, что основными функциями бюджета являются планирование, контроль и анализ, но ценность правильно выстроенной системы бюджетирования гораздо выше.

В чем секрет успеха отелей, применяющих систему бюджетирования

Как показывает практика, отели, которые серьезно относятся к составлению бюджета, оказываются в выигрыше и показывают лучшие результаты как на растущем, так и на падающем рынке. (О моем личном опыте отличия подходов к планированию я рассказывала в статье “О важности стратегического планирования в гостиничном бизнесе, или как не оказаться в ситуации «перекрытого крана» во время кризиса”)

Тщательная и системная работа по составлению бюджета дает много преимуществ, среди которых можно перечислить следующие:

• Снижение доли неопределенности, повышение доли прогнозируемости бизнеса, баланс доходов и расходов;
• Наличие общей системы координат для взаимодействия команды отеля и четкое распределение зон ответственности среди руководителей всех рангов, коммуникация и координация действий подразделений отеля и видов деятельности;
• Активная работа по реализации потенциала роста бизнеса отеля. Планирование действий и мероприятий, нацеленных на достижение поставленных целей и обеспеченных необходимыми ресурсами;
• Объективная система оценки успеха, возможность контролировать выполнение поставленных плановых показателей, одновременно корректировать, происходящие отклонения от обозначенных параметров и быстро реагирования на изменение ситуации;
• Возможность контроля текущей деятельности, обеспечение плановой дисциплины. Детальный учет фактической информации по выполнению бюджета по различным ЦФО, позволяет оптимально использовать ресурсы и планировать расходы; анализировать эффективность подразделений и предприятия в целом, совершенствуя таким образом систему финансового управления отелем;
• Повышение профессионализма менеджеров в результате изучения деятельности своих подразделений и взаимоотношений центров ответственности на предприятии и ведет к осознанию недостающих компетенций среди сотрудников.

Понятно, что все вышеперечисленные преимущества/бонусы возникают не сами собой, а являются результатом системного подхода к процессу бюджетирования.

Процесс бюджетирования

Бюджетирование в отеле – это сложный и трудоемкий процесс, который требует серьезного и вдумчивого подхода. Бюджет, сделанный для галочки – пустая трата времени. Берясь за составление бюджета, лучше руководствоваться принципом «если что-то делаешь – делай это хорошо».

Основные задачи падают на плечи управляющего отелем, финансового директора и руководителей отделов, являющимися центрами финансовой ответственности. Особенно руководителя отдела продаж и маркетинга, который отвечает за выручку от продаж номерного фонда – обычно составляет львиную долю доходов отеля – и в ведение которого как раз и находится бюджет расходов на продвижение и маркетинг.

Обычно процесс бюджетирования происходит в следующем порядке:

• анализируем результаты текущего года
• анализируем внешнюю и внутреннюю среду
• проводим сравнительный анализ конкурентов
• определяем цели на следующий год
• разрабатываем стратегию продаж в соответствии с ситуацией на рынке и трендами, выбираем целевые сегменты
• определяем задачи по сегментам
• составляем планы по изменению в продукта/продуктов с учетом сильных и слабых сторон отеля, а также результатов конкурентного анализа
• определяем тактику достижения поставленных задач с учетом выявленных возможностей и угроз, а также сильных и слабых сторон отеля
• составляем прогноз по выручке, отражающим результаты стратегии и тактики продаж
• определяем необходимые ресурсы
• составляем прогноз расходов
• балансируем расходы и доходы
• утверждаем бюджет на год

В этом году как никогда важно особенно тщательно подойти ко всем этапам процесса, ведь любая упущенная деталь может обернуться потерями выручки.

О том, какие инструменты используются для оценки внешней и внутренней среды, вы можете почитать в статье.

Кстати, в нашем магазине инструментов эффективности уже доступны многие шаблоны документов, используемые в процессе бюджетирования и инструкции к ним.

Несмотря на то, что алгоритм процесса бюджетирования не меняется в этом году есть определенные особенности, которые могут помочь составить более точный и реалистичный бюджет на следующий год.

Особенности процесса бюджетирования в 2023

Как и в предыдущие годы период бюджетирования в этом году происходит в условиях значительной нестабильности. Именно поэтому планирование в стиле «как обычно», от которого мы постепенно отвыкаем, совсем не подходит. Нет, описанные выше этапы процесса бюджетирования остаются, но есть три акцента, на которых я рекомендую сконцентрироваться в этом году:

1. Прежде всего, тщательный и детальный анализ бизнеса по всем срезам: сегментам, каналам продаж, ценам. Важно понимать, как за последние месяцы изменилась ваша целевая аудитория, зачем они едут, как долго живут в отеле, за какое время бронируют. Чем более детально будете знать ваших клиентов, тем более точными будут ваши предположения по возможным точкам роста на следующий год.
2. Многовариантность при определении целей: в ситуации нестабильности, когда есть несколько вариантов развития событий оптимальным будет составить несколько вариантов бюджета для разных сценариев. Соглашусь, это затратно, но, как показывает практика, результаты того стоят. Если есть возможность лучше сделать три варианта: нейтральный (по тенденциям текущего года), позитивный (отель сможет воспользоваться существующими на рынке возможностями и своими сильными сторонами) и негативный сценарий (отель не сможет противостоять негативным тенденциям на рынке и исправить слабости). Если с ресурсами туго, можно остановиться на двух вариантах: нейтральный (как в текущем году, с поправкой на новые условия), негативный (самый неблагоприятный сценарий развития событий), и главное, чтобы отель был готов к нему.
3. Особое внимание расходам и инвестициям. Практика показывает, что бездумное сокращение по всем статьям расходов не приводит к успеху и вместо ожидаемого позитива, чаще всего ведет к проблемам. Лучше расходы рассматривать в качестве инвестиций в будущее, а к ним, как известно, нужно относиться со всей серьезностью. От тех статьей расходов, которые не принесли нужный результат, нужно срочно избавляться. Однако важно продолжать инвестировать в то, что повышает ценность вашего продукта: технические решения по оптимизации и упрощению повторяющихся процессов – интерфейсы между различными платформами, аналитика базы клиентов, а также технологии, улучшающие клиентский опыт и снижающие затраты.

Вывод

Значение бюджета для любого предприятия трудно переоценить. Это как компас, который указывает дорогу к цели и помогает свериться, в правильном ли направлении происходит движение. В случае необходимости скорректировать траекторию движения.

Используя системный подход в работе над составлением бюджета, проводя тщательный анализ бизнеса по всем срезам, рассматривая влияние внешних и внутренних факторов, вы заставляете себя продумывать, какие угрозы и возможности, существующие на рынке, какие их них могут позитивно или негативно повлиять на ваш бизнес, какие преимущества у вас есть, как вы можете ими воспользоваться, и как свести на нет ваши недостатки или превратить их в достоинства. Именно результат этого детального анализа ложится в основу вашего плана действий. А работа над различными возможными сценариями дает ответы на вопрос, что делать в той или иной ситуации, возможность реализации определенных событий уже просчитана и разработаны меры реагирования.

Таким образом, снимаются многие моменты, которые вызывают неопределенность и непредсказуемость.