Можно по-разному относиться к электронным письмам, но факт остается фактом – это до сих пор один из самых эффективных методов коммуникации с вашими существующими и потенциальными клиентами.

Не секрет, что маркетологу в отеле (или тому, на ком лежит ответственность за маркетинг) достаточно часто приходится делать рассылки. Безусловно, их можно делать с помощью популярных сейчас платформ, таких как Mailchipm, SendGrid, MailerLite, GetResponse, UniSender, Sendpulse и многие другие. Но проблема в том, что ваш адресат сразу видит – это массовая рассылка, и момент интимности пропадает.

Не поймите меня неправильно, я ничего не имею против этих платформ. Сама часто пользуюсь, например, для рассылки новостей и новых статей. Но бывают моменты, например, поздравление с праздником, когда хотелось бы, чтобы ваш адресат получил обычное электронное сообщение, адресованное только ему.

Оказывается, есть достаточно простой способ, состоящий всего из 6 этапов, с помощью которого вы можете легко сделать рассылку всего за пару минут. Согласитесь, достаточно оперативно. Но оговорюсь сразу, время на подготовку сообщения и создание списка получателей при этом не учитывается.

Что необходимо для рассылки

Для того, чтобы сделать персонализированную рассылку нужно лишь:

• правильное программное обеспечение;
• заранее подготовленное сообщение;
• заранее подготовленный список с адресами получателей.

Но, давайте по порядку.

Программное обеспечение

С программным обеспечением все предельно ясно. Необходима лицензионная версия Microsoft Office. У нелицензионных версий ограниченный функционал, и рассылка может не сработать. Мне никогда не приходилось использовать нелицензионные версии, но знаю от клиентов, что иногда возникают проблемы. Рассылка будет делаться из приложения Word. У меня стоит версия 2016. Пример рассылки, приведенный ниже, создан как раз в этой версии.

Как подготовить сообщение

Текст вашего сообщения создается в приложении Word, как обычный документ. В сообщении вы можете использовать картинки, иконки, гиперссылки. Все это сохранится и будет работать.

Однако, хочу обратить ваше внимание на то, что некоторые элементы формата документа не сохраняются. Например, не нужно выравнивать текст по ширине листа, поскольку ширина электронного сообщения будет зависеть от того, на каком устройстве оно будет просматриваться: на телефоне, компьютере или планшете (зависит от ширины экрана). Итак, ширина текста не сохраняется. Другие элементы форматирования, такие, как шрифт, абзацы – сохраняются.

Для экономии времени я заготовила документ с текстом моей рассылки заранее. Вот он.

Важно сразу добавить подпись в конце сообщения. Ведь этот документ будет рассылаться непосредственно из приложения Word, поэтому ваши настройки Outlook, в том числе и подпись, работать не будут.

Добавить подпись очень легко. Если вы хотите использовать вашу обычную подпись из Outlook, просто создайте новое сообщение в приложении Outlook, скопируйте вашу подпись, которая добавляется либо автоматически, либо при нажатии опции подпись, а затем вклейте ее в ваше сообщение в нужном месте.

Обратите внимание, что шрифт вашего сообщения и подписи может отличаться. Сообщение выглядит более органично и профессионально, если в нем использован один шрифт.

Если ваше сообщение готово, переходим к следующему разделу.
“>

Как подготовить список

Для персонализированной рассылки нам потребуется список с необходимыми нам данными в формате Excel: именем (именно в таком формате, как вы будете его использовать: если формальная рассылка – фамилия, если неформальная – имя) и электронным адресом получателя.

Я выгружаю данные из системы CRM в формате Excel документа и убираю ненужные колонки. Но можно использовать абсолютно любой список.

Еще одна рекомендация. Я предпочитаю делать все списки в формате таблицы – так легче сортировать и фильтровать, но это не обязательно. Вполне можно использовать обычный документ Excel (который в отличие от таблицы называется диапазон).

Для тех, кто хочет иметь возможность сортировать и фильтровать, быстро объясню как из диапазона сделать таблицу.

Ваш список будет выглядеть приблизительно так:

Рекомендую сразу добавить заголовки колонок. Это будет важно на более позднем этапе.

В основном меню выбираете опцию «Вставка».

Ваша лента меню изменится. Выбираете опцию «Таблица».

У вас появляется дополнительное окно для обозначения диапазона данных. Задайте диапазон с данными.

Галочка в опции «Таблица с заголовками» стоит по умолчанию. Нажмите «ОК».

Ваш список немного преображается. По умолчанию выделяются другим цветом названия колонок.

Если вы хотите поменять вид таблицы, в меню «Конструктор таблиц» вы сможете выбрать различные опции.

Хочу еще раз подчеркнуть, переводить диапазон в таблицу, совсем не обязательно. Можно использовать любой список в формате Excel. Кроме того, можно использовать любой другой существующий файл, который содержит нужные для рассылки данные.

Все, что вам осталось сделать – сохранить данный файл на вашем компьютере.

Мы готовы приступить непосредственно к рассылке.

Рассылка

В основном меню в приложении Word есть опция «Рассылки». Именно она вам и нужна.

При клике на нее появляется новое меню. Вам нужно выбрать опцию «Начать слияние».

Когда вы будете знать все шаги по порядку, вы последовательно сможете выбирать необходимые ступени алгоритма из верхнего меню. Но на начальном этапе, пока вы не запомните последовательность действий, я бы рекомендовала использовать опцию «Пошаговый мастер слияния».

Как только вы кликните на «Пошаговый мастер слияния», у вас справа открывается дополнительный вертикальный экран, который будет вам подсказывать все дальнейшие действия.

Внизу есть подсказка на каком именно этапе слияния вы находитесь.

Этап 1: выбор документа

На первом этапе вам предлагается выбрать тип документа. Из всех предложенных вариантов выбираем «Электронное сообщение»:

Переходим на следующий этап нажимая внизу дополнительного экрана справа стрелочку «Далее» и переходим ко второму этапу.

Этап 2: открытие документа

На дополнительном экране справа появляется новое меню, предлагающее выбрать документ. По умолчанию выбран текущий документ – правильный вариант для нашего случая.

Внизу дополнительного экрана нажимаем «Далее» и переходим на третий этап.

Как вы заметили, уже со второго этапа, если вы где-то промахнулись, у вас есть возможность вернуться назад и проверить ваши действия или исправить ошибку.

Устали читать?

Скачайте инструкцию в PDF формате!

Хочу получить инструкцию!

Этап 3: выбор получателей

На этом этапе нам предлагается на выбор три опции. По умолчанию выбран вариант «Использование списка». Это как раз то, что нам нужно.

Если вы делаете рассылку на большое количество адресов и заранее заготовили список, как указано выше, то на данном этапе вы значительно экономите время. В этом случае вам придется добавить имена и электронные адреса получателей вручную. Однако, если вы у вас рассылка всего на несколько контактов, то вполне можно воспользоваться опцией «Контакты Outlook» или прямо сейчас создать список.

Поскольку наш список уже готов, нам остается лишь нажать на ссылку «Обзор» и найти с помощью файлового менеджера необходимый файл, сохраненный на вашем компьютере.

Нажимаем кнопку «Открыть».

Устанавливается связь между вашим сообщением и списком. Затем открывается новый экран. Если в вашем документе несколько закладок, вам нужно выбрать ту, на которой сохранен ваш список. В нашем случае закладка одна, поэтому просто нажимаем «ОК».

Если ваша таблица для рассылки сделана так, как указано выше, то первая строка вашего списка (таблицы) содержит заголовки. Галочка стоит по умолчанию. Просто оставьте ее. (Если галочку отжать, то заголовками становится первая строка списка. Нам это не нужно.)

На дополнительном экране вы видите ваш список.

Здесь у вас есть возможность отсортировать ваш список, отфильтровать его по каким-либо параметрам, или найти повторения. Если вы заметили в вашем списке того, кто не должен получить эту рассылку, у вас есть возможность отжав галочку не отсылать ему сообщение.

Но если ваш список подготовлен и выверен заранее, как описано выше, то на данном этапе вам ничего не придется делать. Просто нажимаем кнопку «OK».

На дополнительном вертикальном экране справа у вас появилась ссылка на ваш список и ниже две дополнительные опции: выбор другого списка и изменения списка, если вдруг была допущена ошибка.

Если список выбран верно и не требует изменений, нажимаем «ОК» и переходим вниз экрана слияния для того, чтобы передвинуться на следующий этап.

4 этап: создание сообщения

Помните, на втором этапе мы выбрали «текущий документ», это значит, что сообщение для рассылки у нас уже создано, и мы находимся в нем. Поэтому на данном этапе нам остается лишь персонифицировать текст.

Важно! Прежде, чем вы будете добавлять обращение, необходимо поставить курсор непосредственно на то место в вашем документе, где вы хотите его использовать.

При подготовке документа я обычно на месте, где будет персональное обращение вставляю слово «Имя» и выделяю его желтой заливкой (которая бросается в глаза), чтобы не забыть вставить обращение.

Есть два варианта вставить обращение в текст.

Первый вариант: использовать строку приветствия. Если ваше сообщение требует формального обращения к получателям: уважаемый или уважаемая, то я рекомендую использовать именно этот вариант. (Помните, что для этого в вашем списке должна быть колонка с фамилией получателя, а не с именем!)

На дополнительном экране справа выбираем и нажимаем ссылку «Строка приветствия». У вас откроется новое окно, где вы можете выбрать из нескольких возможных вариантов наиболее подходящий.

Сначала приветствие,

затем фамилию или имя.

Обратите внимание на то, что есть возможность выбрать обращение, которое будет использовано, если в вашем списке есть ошибки, например, отсутствует фамилия или имя получателя. Кстати, в этом поле тоже есть выбор:

Если ваша рассылка неформальная вы из всех предложенных вариантов выбираете «нет» и выбираете Имя получателя.

Второй вариант. Если вы будете обращаться к вашей аудитории по имени, можно использовать и более простой способ.

Как и в предыдущем варианте, необходимо поставить курсор на то место, где будет вставлено имя, выделяю «Имя», оно мне не нужно (вместо него я вставлю динамическое поле имени) и вырезаю его. Курсор стоит перед запятой (как раз в нужном месте).

В правом дополнительном экране слияния выбираем опцию «Другие элементы».

Открывается новое окно «Вставка поля слияния», где присутствуют все заголовки из вашей таблицы. Выбираю «Имя» и нажимаю на кнопку «Вставить».

Как только вы нажмете кнопку «Вставить» в вашем документе появляется динамическое поле «Имя», взятое в кавычки.

Нажимаем кнопку «Закрыть».

Таким же образом можно вставить имя или любой другой динамический элемент в любом месте текста, естественно, предварительно создав его в вашем списке на этапе подготовки списка получателей.

Четвертый этап завершен. Мы готовы перейти к пятому этапу слияния. Нажимаем ссылку «Далее» и переходим на следующий этап.

Этап 5: просмотр сообщений

Очень важный этап, который я ни в коем случае не рекомендую пропускать.

С помощью стрелочек вы можете просмотреть все созданные сообщения. При нажатии на стрелку на основном экране выводится имя получателя один за одним.

Любую рассылку, которую я делаю, я методично просматриваю все сообщения, которые будут отправлены. В последней рассылке, которую я делала не так давно, именно на этом этапе я обнаружила ошибку. В двух сообщениях не оказалось имени получателя.

Прямо здесь же вы можете исключить получателя из списка, если вдруг заметили ошибку. Если в вашем списке у получателя не было проставлено имя, вместо имени будет выбранное вами приветствие для неправильно заданных имен получателей.

Если все в порядке, то нажимаем далее и переходим к заключительному 6 этапу.